Lohn & HR

Neuen Mitarbeiter einstellen: Die komplette HR-Checkliste für Schweizer KMU

Roger GloorGründer & Geschäftsführer

Veröffentlicht: 6. Januar 2026
Aktualisiert: 6. Oktober 2026
Lesezeit: 14 Min.

In 30 Sekunden

3 Phasen: Vor Stellenantritt (Vertrag, Bewilligungen, Sozialversicherungen) → Erster Tag (Personalien, QST, Familienzulagen) → Erste Wochen (Lohn, Spesen, Zeiterfassung).
Häufigste Fehler: Quellensteuer-Tarif falsch und BVG-Anmeldung vergessen.
Tipp: Swissdec-zertifizierte Lohnsoftware vereinfacht den gesamten Prozess.

Einen neuen Mitarbeiter einzustellen ist für jedes KMU ein wichtiger Moment – und ein administrativer Kraftakt. Arbeitsvertrag, Sozialversicherungen, Quellensteuer, Bewilligungen: Die Liste der Pflichten ist lang, und wer etwas vergisst, riskiert Nachforderungen oder gar Bussen. Viele der Fehler, die Arbeitgeber bei der Lohnabrechnung machen, entstehen bereits bei falscher Erfassung der Personalien – lesen Sie unseren Beitrag zu den häufigsten Fehlern bei Lohnabrechnungen. Wir bei MRG Treuhand begleiten Ostschweizer Unternehmen bei genau diesem Prozess und haben deshalb eine umfassende Checkliste zusammengestellt, die Sie Schritt für Schritt durch den gesamten Onboarding-Prozess führt.

Phase 1: Vor dem Stellenantritt

Die wichtigsten Weichen werden vor dem ersten Arbeitstag gestellt. Je gründlicher Sie hier arbeiten, desto reibungsloser läuft alles Weitere.

Arbeitsvertrag erstellen (OR Art. 319 ff.)

In der Schweiz kann ein Arbeitsvertrag grundsätzlich formfrei geschlossen werden – auch mündlich. Wir empfehlen aber dringend einen schriftlichen Vertrag, der mindestens folgende Punkte regelt:

Stellenbezeichnung und Aufgabengebiet
Stellenantritt und gegebenenfalls Befristung
Arbeitsort und Arbeitspensum (Vollzeit/Teilzeit, in Prozent)
Bruttolohn inkl. 13. Monatslohn (falls vorgesehen)
Probezeit (gesetzlich 1 Monat; schriftlich verlängerbar auf max. 3 Monate gemäss Art. 335b OR)
Kündigungsfristen gemäss OR oder anwendbarem GAV
Ferienanspruch (mindestens 4 Wochen, unter 20 Jahren: 5 Wochen)
Hinweis auf anwendbaren Gesamtarbeitsvertrag (GAV), falls vorhanden
Spesenregelung
Konkurrenzverbot und Geheimhaltungspflicht (falls gewünscht)

Praxis-Tipp:

Verwenden Sie keine Vertragsmuster aus dem Internet, ohne sie auf Schweizer Recht prüfen zu lassen. Viele Vorlagen stammen aus Deutschland und enthalten Klauseln, die in der Schweiz nicht anwendbar oder sogar ungültig sind. Wir stellen unseren Kunden geprüfte Vertragsvorlagen zur Verfügung, die auf Branche und GAV abgestimmt sind.

Aufenthaltsbewilligung prüfen

Bei ausländischen Mitarbeitenden müssen Sie vor dem Stellenantritt sicherstellen, dass die richtige Arbeitsbewilligung vorliegt. Ein Verstoss gegen das Ausländerrecht kann für beide Seiten schwerwiegende Konsequenzen haben.

Übersicht der relevanten Bewilligungen:

Ausweis C (Niederlassung): Keine Einschränkungen, freie Stellen- und Berufswahl
Ausweis B (Aufenthalt): Erwerbstätigkeit in der ganzen Schweiz und Stellenwechsel ohne weitere Bewilligung möglich (Art. 38 Abs. 2 AIG); für einen Wohnsitzwechsel in einen anderen Kanton braucht es eine Bewilligung des neuen Kantons
Ausweis L (Kurzaufenthalt): Zeitlich befristet, häufig bei Saisonarbeit oder befristeten Projekten
Ausweis F (vorläufig Aufgenommene): Keine Arbeitsbewilligung nötig – der Arbeitgeber meldet Stellenantritt, Stellenwechsel und Ende der Anstellung vorgängig der vom Kanton bezeichneten Behörde am Arbeitsort (Meldeverfahren nach Art. 85a AIG). Die orts-, berufs- und branchenüblichen Lohn- und Arbeitsbedingungen müssen eingehalten werden.
Ausweis N (Asylsuchende): Während des Aufenthalts in einem Bundesasylzentrum gilt ein Arbeitsverbot (Art. 43 AsylG); nach Zuweisung an einen Kanton ist eine Erwerbstätigkeit nur mit kantonaler Bewilligung möglich (Gesuch durch den Arbeitgeber, Inländervorrang beachten)
Ausweis S (Schutzbedürftige): Keine Arbeitsbewilligung nötig – seit Ende 2025 genügt eine vorgängige Meldung an die kantonale Behörde (im Thurgau: Migrationsamt; auch via EasyGov.swiss). Die orts-, berufs- und branchenüblichen Lohn- und Arbeitsbedingungen müssen eingehalten werden.
Ausweis G (Grenzgänger, z. B. aus Deutschland): Wohnsitz im Ausland, mindestens wöchentliche Rückkehr; Quellensteuer nach Grenzgänger-Tarifen
EU/EFTA-Bürger: Freizügigkeitsabkommen – vereinfachtes Meldeverfahren bei Einsätzen bis 3 Monate bzw. 90 Arbeitstage pro Kalenderjahr; für längere Anstellungen Bewilligung L oder B, auf die in der Regel ein Anspruch besteht
Drittstaatsangehörige ohne Bewilligung (z. B. Rekrutierung im Ausland): Anstellung nur mit Bewilligung – Gesuch durch den Arbeitgeber; es gelten u. a. Inländervorrang, Kontingente und Qualifikationsanforderungen (Art. 18–24 AIG)

Achtung: Die Beschäftigung eines Arbeitnehmers ohne gültige Arbeitsbewilligung ist strafbar. Prüfen Sie den Ausweis vor dem ersten Arbeitstag und dokumentieren Sie die Prüfung.

Anmeldungen bei den Sozialversicherungen

Folgende Anmeldungen sind zwingend und müssen zeitnah erfolgen:

AHV/IV/EO – 1. Säule

Anmeldung bei Ihrer Ausgleichskasse. Beitragssätze (Stand 2026): je 5,3 % Arbeitnehmer und Arbeitgeber für AHV/IV/EO. Dazu kommen ALV-Beiträge von je 1,1 % (bis zur Obergrenze von CHF 148’200).

BVG – Pensionskasse (2. Säule)

Obligatorisch bei einem Jahreslohn von mehr als CHF 22’680 (Eintrittsschwelle 2026; ab 2027: CHF 23’040). Anmeldung bei Ihrer Vorsorgeeinrichtung umgehend nach Stellenantritt (Frist gemäss Anschlussvertrag). Der Arbeitgeber muss insgesamt mindestens gleich viel an die Pensionskasse bezahlen wie alle seine Mitarbeitenden zusammen (Art. 66 BVG). Die Beitragshöhe ist altersabhängig und richtet sich nach dem Vorsorgeplan.

UVG – Unfallversicherung

Berufsunfall (BU): Prämie trägt vollständig der Arbeitgeber. Gilt ab der ersten Arbeitsstunde. Nichtberufsunfall (NBU): Obligatorisch ab 8 Stunden pro Woche beim gleichen Arbeitgeber. Die Prämie trägt in der Regel der Arbeitnehmer.

Familienzulagen (FamZG)

Anmeldung bei der Familienausgleichskasse. Der Mitarbeiter muss ein Antragsformular ausfüllen und Nachweise einreichen (Geburtsurkunden, allenfalls Ausbildungsbestätigungen).

Phase 2: Am ersten Arbeitstag

Der erste Tag ist nicht nur für den neuen Mitarbeiter wichtig – es gibt auch administrative Pflichten, die Sie nicht aufschieben sollten.

Personalien vollständig erfassen

Folgende Angaben benötigen Sie spätestens am ersten Tag:

Vollständiger Name (gemäss Ausweis), Geburtsdatum, Zivilstand
AHV-Nummer (Format: 756.xxxx.xxxx.xx)
Heimatort und Nationalität
Wohnadresse (für den Quellensteuer-Kanton relevant)
Bankverbindung (IBAN, Schweizer Format: CH + 19 Zeichen)
Kopie von Ausweis (ID/Pass) und gegebenenfalls Aufenthaltsbewilligung
Angaben zu Kindern (für Familienzulagen und Quellensteuer-Tarif)
Konfession (relevant für Kirchensteuer bei Quellensteuer)

Quellensteuer-Tarif bestimmen

Für Mitarbeitende ohne Niederlassungsbewilligung C (z. B. mit Ausweis B, L, F, N, S sowie Grenzgänger mit Ausweis G) ist die Quellensteuer abzurechnen und an den zuständigen Kanton abzuliefern (bei in der Schweiz Ansässigen: Wohnsitzkanton). Ausgenommen sind Personen, die in ungetrennter Ehe bzw. eingetragener Partnerschaft mit einer Person mit Schweizer Bürgerrecht oder Niederlassungsbewilligung C leben (Art. 83 Abs. 2 DBG). Die Quellensteuer ist kantonal geregelt – Tarife und Sätze unterscheiden sich je nach Wohnkanton. Der korrekte Tarif hängt ab von:

Zivilstand: Alleinstehende ohne Kinder (Tarif A), Alleinerziehende (Tarif H), Verheiratete Alleinverdiener (Tarif B), Doppelverdiener (Tarif C)
Anzahl Kinder mit Anspruch auf Abzug
Wohnkanton: Der Wohnsitzkanton des Mitarbeiters bestimmt den Tarif und die Sätze
Kirchenzugehörigkeit: Mitglieder einer anerkannten Landeskirche zahlen einen Zuschlag

Achtung: Fehler bei der Quellensteuer gehören zu den häufigsten und teuersten HR-Fallen. Wird der falsche Tarif angewendet, haften Sie als Arbeitgeber für die Differenz. Im Zweifelsfall konsultieren Sie das kantonale Quellensteueramt oder Ihren Treuhänder – lieber einmal zu viel fragen als einmal zu wenig.

Familienzulagen beantragen

Hat Ihr neuer Mitarbeiter Kinder? Dann müssen Sie die Familienzulagen bei der zuständigen Familienausgleichskasse beantragen. Die Höhe der Familienzulagen ist kantonal geregelt und variiert. Im Kanton Thurgau betragen diese (eidgenössisches Minimum seit 1.1.2025: CHF 215 bzw. CHF 268):

Kinderzulage: CHF 215 pro Kind und Monat (bis 16 Jahre)
Ausbildungszulage: CHF 280 pro Kind und Monat für Kinder in nachobligatorischer Ausbildung (frühestens ab 15, längstens bis 25 Jahre)

Anspruch auf Familienzulagen besteht ab einem AHV-pflichtigen Erwerbseinkommen von CHF 7’560 pro Jahr bzw. CHF 630 pro Monat (2026; ab 2027: CHF 7’680 bzw. CHF 640) – unabhängig vom Pensum, es werden nur ganze Zulagen ausgerichtet. Arbeiten beide Elternteile, legt Art. 7 FamZG fest, wer die Zulage bezieht; pro Kind wird nur eine Zulage ausgerichtet (allenfalls mit einer Differenzzahlung, wenn der andere Kanton höhere Ansätze kennt). Hier lohnt sich eine sorgfältige Prüfung.

Phase 3: Die ersten Wochen

Nach dem ersten Tag beginnt die Phase, in der die laufenden HR-Prozesse aufgesetzt und eingespielt werden.

Lohnabrechnung einrichten

Richten Sie den neuen Mitarbeiter in Ihrer Lohnsoftware ein. Folgende Abzüge müssen korrekt hinterlegt sein:

Typische Lohnabzüge (Arbeitnehmeranteil):

AHV/IV/EO: 5,3 %
ALV: 1,1 % (bis CHF 148’200 Jahreslohn)
NBU: je nach Branche und Versicherer (typisch 0,5–3 %)
BVG: gemäss Vorsorgeplan (altersabhängig; bei hälftiger Teilung der gesetzlichen Altersgutschriften 3,5–9 % des koordinierten Lohns, zuzüglich Risiko- und Verwaltungskostenbeiträge)
Quellensteuer: falls anwendbar, gemäss Tarif

Dazu kommen die Arbeitgeberbeiträge: AHV/IV/EO und ALV in gleicher Höhe, BVG gesamthaft mindestens im gleichen Umfang, zusätzlich Familienausgleichskasse, Verwaltungskosten der Ausgleichskasse und die Berufsunfallprämie. Rechnen Sie für die gesamten Lohnnebenkosten als Arbeitgeber mit ca. 12–18 % des Bruttolohns – je nach Branche, Alter und Vorsorgeplan.

Spesenregelung klar kommunizieren

Definieren und kommunizieren Sie frühzeitig, welche Spesen erstattet werden und wie der Ablauf ist:

Pauschalspesen: Einfach in der Handhabung, brauchen aber eine Genehmigung durch das kantonale Steueramt (Spesenreglement)
Effektive Spesen: Erstattung gegen Beleg, flexibler, aber administrativ aufwendiger
Autospesen: Üblicher Ansatz CHF 0.75 pro Kilometer (entspricht dem steuerlichen Ansatz der Berufskostenverordnung seit 1.1.2026; prüfen Sie jeweils den aktuellen Ansatz)
Verpflegung: Mittagsentschädigung bei auswärtiger Arbeit, Höhe gemäss Spesenreglement

Praxis-Tipp:

Ein vom kantonalen Steueramt genehmigtes Spesenreglement schafft Klarheit für Arbeitgeber und Mitarbeitende: Effektive Spesen gemäss genehmigtem Reglement müssen im Lohnausweis nicht betragsmässig aufgeführt werden. Pauschalspesen sind hingegen in Ziffer 13.2 zu deklarieren, und in Ziffer 15 wird auf die Genehmigung des Spesenreglements hingewiesen. Wir helfen Ihnen bei der Erstellung und Einreichung.

Arbeitszeiterfassung aufsetzen

Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung ist für die meisten Arbeitnehmenden in der Schweiz klar geregelt. Es gibt drei Modelle:

Umfassende Zeiterfassung: Tägliche Erfassung von Arbeitsbeginn, Arbeitsende und Pausen – der Standard für die meisten Arbeitnehmenden
Vereinfachte Zeiterfassung: Nur die tägliche Gesamtarbeitszeit wird erfasst – für Mitarbeitende, die ihre Arbeitszeit zu einem namhaften Teil selbst festlegen können; Vereinbarung mit der Arbeitnehmervertretung bzw. der Mehrheit der Mitarbeitenden, in Betrieben mit weniger als 50 Mitarbeitenden auch schriftlich einzelvertraglich mit jährlichem Gespräch zur Arbeitsbelastung (Art. 73b ArGV 1)
Verzicht auf Zeiterfassung: Nur wenn ein Gesamtarbeitsvertrag dies vorsieht – für Mitarbeitende mit grosser Arbeitszeitautonomie und einem Bruttojahreseinkommen (inkl. Boni) von mehr als CHF 120’000, mit individueller schriftlicher Vereinbarung (Art. 73a ArGV 1)

Digitale Tools, die den Onboarding-Prozess vereinfachen

Der gesamte Prozess – vom Arbeitsvertrag bis zur ersten Lohnabrechnung – lässt sich heute weitgehend digital abwickeln. Folgende Tool-Kategorien erleichtern Ihnen die Arbeit:

Lohnsoftware mit Swissdec-Zertifizierung: Automatische Berechnung aller Sozialversicherungsabzüge, elektronische Lohnmeldung (ELM) an Behörden und Versicherungen – kein manuelles Ausfüllen von Formularen mehr.

Digitales Personaldossier: Alle Dokumente zentral, sicher und jederzeit abrufbar gespeichert – Arbeitsvertrag, Ausweiskopie, Bewilligungen, Zeugnisse, Weiterbildungszertifikate.

Zeiterfassungs-App: Mitarbeitende erfassen Arbeitszeiten mobil per Smartphone, Vorgesetzte genehmigen per Klick – inklusive automatischer Überzeit- und Ferienberechnung.

Digitale Unterschrift: Arbeitsverträge, Reglemente und Formulare können digital unterzeichnet werden. Wo das Gesetz Schriftform verlangt (z. B. Konkurrenzverbot, Verlängerung der Probezeit, abweichende Überstundenregelung), braucht es eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) nach ZertES – eine einfache E-Signatur genügt dort nicht.

Die komplette Checkliste zum Abhaken

Hier nochmals alle Schritte im Überblick. Drucken Sie diese Liste aus oder speichern Sie sie digital für jede Neuanstellung:

Vor Stellenantritt

Arbeitsvertrag erstellen und beidseitig unterzeichnen lassen
Aufenthaltsbewilligung prüfen und dokumentieren (bei ausländischen Mitarbeitenden)
AHV-Ausgleichskasse: Mitarbeitende ohne AHV-Nummer sofort anmelden; übrige spätestens mit der Lohnmeldung (manche Ausgleichskassen wünschen eine Meldung bei Eintritt)
BVG-Anmeldung bei der Pensionskasse einreichen
UVG: Prüfen, ob der Betrieb bereits UVG-versichert ist – Mitarbeitende sind ab dem ersten Arbeitstag automatisch versichert (Lohnsumme jährlich melden)
Familienzulagen-Anmeldung vorbereiten (Formulare bereithalten)
Arbeitsplatz, IT-Zugang und Arbeitsmittel einrichten

Am ersten Arbeitstag

Personalien vollständig erfassen (AHV-Nr., IBAN, Adresse, Zivilstand)
Ausweiskopie und Bewilligungskopie für Personaldossier ablegen
Quellensteuer-Tarif bestimmen (falls anwendbar)
Familienzulagen bei der Familienausgleichskasse beantragen
Bankverbindung für Lohnzahlung erfassen und verifizieren
Arbeitszeiterfassung erklären und einrichten
Hausordnung, Sicherheitsvorschriften und Notfallkontakte aushändigen

In den ersten Wochen

Mitarbeiter in Lohnsoftware einrichten und alle Abzüge prüfen
Erste Lohnabrechnung erstellen und sorgfältig kontrollieren
Spesenregelung und Spesenabrechnung kommunizieren
Personalreglement aushändigen und Empfangsbestätigung einholen
Probezeit-Ende im Kalender vermerken (wichtig für Kündigungsfristen)
Einführungsgespräch nach 2–4 Wochen einplanen
Alle Unterlagen im Personaldossier vollständig ablegen

So unterstützt MRG Treuhand Sie beim Onboarding

Die Einstellung eines neuen Mitarbeiters ist mehr als ein administrativer Vorgang – es ist eine Investition in die Zukunft Ihres Unternehmens. Damit Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können (den neuen Mitarbeiter willkommen heissen, einarbeiten, ins Team integrieren), nehmen wir Ihnen die administrative Last ab:

Arbeitsverträge: Wir erstellen rechtskonforme Verträge, abgestimmt auf Ihre Branche und den anwendbaren GAV
Sozialversicherungen: Wir übernehmen sämtliche Anmeldungen und Mutationen bei AHV, Pensionskasse und Familienausgleichskasse sowie die UVG-Lohnmeldungen
Lohnbuchhaltung: Wir richten den neuen Mitarbeiter ein, berechnen die korrekten Abzüge und erstellen die monatlichen Abrechnungen
Quellensteuer: Wir ermitteln den korrekten Tarif und übernehmen die Abrechnung mit dem kantonalen Steueramt
Bewilligungen: Wir prüfen den Aufenthaltsstatus und unterstützen bei der Beantragung von Arbeitsbewilligungen

Häufig gestellte Fragen

Was muss ich bei der Einstellung eines ausländischen Mitarbeiters beachten?

Prüfen Sie vor dem Stellenantritt die Aufenthaltsbewilligung, klären Sie die Quellensteuerpflicht (kantonal geregelt, je nach Ausweis) und melden Sie den Mitarbeiter bei der AHV-Ausgleichskasse und der Pensionskasse an. Bei EU/EFTA-Staatsangehörigen genügt für kurzfristige Einsätze bis 3 Monate bzw. 90 Arbeitstage pro Kalenderjahr das Online-Meldeverfahren; für längere Anstellungen braucht es eine Bewilligung (L oder B), auf die in der Regel ein Anspruch besteht.

Welche Sozialversicherungen muss ich als Arbeitgeber anmelden?

AHV/IV/EO (1. Säule), BVG/Pensionskasse (2. Säule, bei einem Jahreslohn von mehr als CHF 22’680; ab 2027: mehr als CHF 23’040), UVG (Unfallversicherung) und Familienzulagen (FAK). Melden Sie Neueintritte so früh wie möglich: Mitarbeitende ohne AHV-Nummer sofort bei der Ausgleichskasse, bei der Pensionskasse gemäss Frist im Anschlussvertrag.

Wie hoch sind die Familienzulagen im Kanton Thurgau?

Im Kanton Thurgau beträgt die Kinderzulage CHF 215 pro Monat, die Ausbildungszulage CHF 280. Das eidgenössische Minimum liegt seit 1.1.2025 bei CHF 215 bzw. CHF 268 – die Kantone können höhere Ansätze festlegen.

Weiterführende Ratgeber

Neuen Mitarbeiter einstellen?

Kontaktieren Sie uns frühzeitig – idealerweise sobald der Arbeitsvertrag unterschrieben ist. So haben wir genügend Zeit, alle Anmeldungen fristgerecht vorzunehmen. Ihr neuer Mitarbeiter kann dann am ersten Tag direkt durchstarten, ohne dass offene administrative Pendenzen im Weg stehen.

Hinweis: Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Treuhand-, Steuer- oder Rechtsberatung. Gesetzliche Werte wie Sozialversicherungs- und MWST-Sätze ändern sich regelmässig; massgebend sind die aktuellen Publikationen von Bund und Kantonen. Für Ihre konkrete Situation beraten wir Sie gerne persönlich.

Autor

Roger Gloor

Gründer & Geschäftsführer

IT-Experte mit Erfahrung in Handwerk, Gastronomie und Finanzen. Betreut KMU in der Ostschweiz bei Buchhaltung, Steuern und Digitalisierung. Mitglied bei SwissAccounting.