In 30 Sekunden
- 3 Phasen: Vor Stellenantritt (Vertrag, Bewilligungen, Sozialversicherungen) → Erster Tag (Personalien, QST, Familienzulagen) → Erste Wochen (Lohn, Spesen, Zeiterfassung).
- Häufigste Fehler: Quellensteuer-Tarif falsch und BVG-Anmeldung vergessen.
- Tipp: Swissdec-zertifizierte Lohnsoftware vereinfacht den gesamten Prozess.
Einen neuen Mitarbeiter einzustellen ist für jedes KMU ein wichtiger Moment – und ein administrativer Kraftakt. Arbeitsvertrag, Sozialversicherungen, Quellensteuer, Bewilligungen: Die Liste der Pflichten ist lang, und wer etwas vergisst, riskiert Nachforderungen oder gar Bussen. Viele der Fehler, die Arbeitgeber bei der Lohnabrechnung machen, entstehen bereits bei falscher Erfassung der Personalien – lesen Sie unseren Beitrag zu den häufigsten Fehlern bei Lohnabrechnungen. Wir bei MRG Treuhand begleiten Ostschweizer Unternehmen bei genau diesem Prozess und haben deshalb eine umfassende Checkliste zusammengestellt, die Sie Schritt für Schritt durch den gesamten Onboarding-Prozess führt.
Phase 1: Vor dem Stellenantritt
Die wichtigsten Weichen werden vor dem ersten Arbeitstag gestellt. Je gründlicher Sie hier arbeiten, desto reibungsloser läuft alles Weitere.
Arbeitsvertrag erstellen (OR Art. 319 ff.)
In der Schweiz kann ein Arbeitsvertrag grundsätzlich formfrei geschlossen werden – auch mündlich. Wir empfehlen aber dringend einen schriftlichen Vertrag, der mindestens folgende Punkte regelt:
- Stellenbezeichnung und Aufgabengebiet
- Stellenantritt und gegebenenfalls Befristung
- Arbeitsort und Arbeitspensum (Vollzeit/Teilzeit, in Prozent)
- Bruttolohn inkl. 13. Monatslohn (falls vorgesehen)
- Probezeit (max. 3 Monate gemmäss OR Art. 335b)
- Kündigungsfristen gemäss OR oder anwendbarem GAV
- Ferienanspruch (mindestens 4 Wochen, unter 20 Jahren: 5 Wochen)
- Hinweis auf anwendbaren Gesamtarbeitsvertrag (GAV), falls vorhanden
- Spesenregelung
- Konkurrenzverbot und Geheimhaltungspflicht (falls gewünscht)
Praxis-Tipp:
Verwenden Sie keine Vertragsmuster aus dem Internet, ohne sie auf Schweizer Recht prüfen zu lassen. Viele Vorlagen stammen aus Deutschland und enthalten Klauseln, die in der Schweiz nicht anwendbar oder sogar ungültig sind. Wir stellen unseren Kunden geprüfte Vertragsvorlagen zur Verfügung, die auf Branche und GAV abgestimmt sind.
Aufenthaltsbewilligung prüfen
Bei ausländischen Mitarbeitenden müssen Sie vor dem Stellenantritt sicherstellen, dass die richtige Arbeitsbewilligung vorliegt. Ein Verstoss gegen das Ausländerrecht kann für beide Seiten schwerwiegende Konsequenzen haben.
Übersicht der relevanten Bewilligungen:
- Ausweis C (Niederlassung): Keine Einschränkungen, freie Stellen- und Berufswahl
- Ausweis B (Aufenthalt): In der Regel an eine Stelle gebunden, Stellenwechsel ist meldepflichtig
- Ausweis L (Kurzaufenthalt): Zeitlich befristet, häufig bei Saisonarbeit oder befristeten Projekten
- Ausweis F (Vorläufig Aufgenommene): Arbeitsbewilligung muss separat beim kantonalen Amt eingeholt werden
- Ausweis N (Asylsuchende): Arbeit nur mit Bewilligung des kantonalen Migrationsamtes möglich, frühestens nach 3 Monaten
- EU/EFTA-Bürger: Freizügigkeitsabkommen – vereinfachtes Meldeverfahren bei Aufenthalt bis 90 Arbeitstage pro Kalenderjahr
Achtung: Die Beschäftigung eines Arbeitnehmers ohne gültige Arbeitsbewilligung ist strafbar. Prüfen Sie den Ausweis vor dem ersten Arbeitstag und dokumentieren Sie die Prüfung.
Anmeldungen bei den Sozialversicherungen
Folgende Anmeldungen sind zwingend und müssen zeitnah erfolgen:
AHV/IV/EO – 1. Säule
Anmeldung bei Ihrer Ausgleichskasse. Beitragssätze (Stand 2026): je 5,3 % Arbeitnehmer und Arbeitgeber für AHV/IV/EO. Dazu kommen ALV-Beiträge von je 1,1 % (bis zur Obergrenze von CHF 148’200).
BVG – Pensionskasse (2. Säule)
Obligatorisch ab einem Jahreslohn von CHF 22’680 (Eintrittsschwelle 2026). Anmeldung bei Ihrer Vorsorgeeinrichtung innerhalb von 30 Tagen nach Stellenantritt. Der Arbeitgeber muss mindestens 50 % der Beiträge übernehmen. Die Beitragshöhe ist altersabhängig und richtet sich nach dem Vorsorgeplan.
UVG – Unfallversicherung
Berufsunfall (BU): Prämie trägt vollständig der Arbeitgeber. Gilt ab der ersten Arbeitsstunde. Nichtberufsunfall (NBU): Obligatorisch ab 8 Stunden pro Woche beim gleichen Arbeitgeber. Die Prämie trägt in der Regel der Arbeitnehmer.
Familienzulagen (FamZG)
Anmeldung bei der Familienausgleichskasse. Der Mitarbeiter muss ein Antragsformular ausfüllen und Nachweise einreichen (Geburtsurkunden, allenfalls Ausbildungsbestätigungen).
Phase 2: Am ersten Arbeitstag
Der erste Tag ist nicht nur für den neuen Mitarbeiter wichtig – es gibt auch administrative Pflichten, die Sie nicht aufschieben sollten.
Personalien vollständig erfassen
Folgende Angaben benötigen Sie spätestens am ersten Tag:
- Vollständiger Name (gemäss Ausweis), Geburtsdatum, Zivilstand
- AHV-Nummer (Format: 756.xxxx.xxxx.xx)
- Heimatort und Nationalität
- Wohnadresse (für den Quellensteuer-Kanton relevant)
- Bankverbindung (IBAN, Schweizer Format: CH + 19 Zeichen)
- Kopie von Ausweis (ID/Pass) und gegebenenfalls Aufenthaltsbewilligung
- Angaben zu Kindern (für Familienzulagen und Quellensteuer-Tarif)
- Konfession (relevant für Kirchensteuer bei Quellensteuer)
Quellensteuer-Tarif bestimmen
Für Mitarbeitende ohne Niederlassungsbewilligung C (also mit Ausweis B, L, F oder N) ist die Quellensteuer monatlich abzurechnen und an das kantonale Steueramt abzuführen. Die Quellensteuer ist kantonal geregelt – Tarife und Sätze unterscheiden sich je nach Wohnkanton. Der korrekte Tarif hängt ab von:
- Zivilstand: Ledig (Tarif A), Verheiratet/Alleinverdiener (Tarif B), Doppelverdiener (Tarif C)
- Anzahl Kinder mit Anspruch auf Abzug
- Wohnkanton: Der Wohnsitzkanton des Mitarbeiters bestimmt den Tarif und die Sätze
- Kirchenzugehörigkeit: Mitglieder einer anerkannten Landeskirche zahlen einen Zuschlag
Achtung: Fehler bei der Quellensteuer gehören zu den häufigsten und teuersten HR-Fallen. Wird der falsche Tarif angewendet, haften Sie als Arbeitgeber für die Differenz. Im Zweifelsfall konsultieren Sie das kantonale Quellensteueramt oder Ihren Treuhänder – lieber einmal zu viel fragen als einmal zu wenig.
Familienzulagen beantragen
Hat Ihr neuer Mitarbeiter Kinder? Dann müssen Sie die Familienzulagen bei der zuständigen Familienausgleichskasse beantragen. Die Höhe der Familienzulagen ist kantonal geregelt und variiert. Im Kanton Thurgau betragen diese mindestens (eidgenössisches Minimum: CHF 200 bzw. CHF 250):
- Kinderzulage: CHF 215 pro Kind und Monat (bis 16 Jahre)
- Ausbildungszulage: CHF 280 pro Kind und Monat (16–25 Jahre, in Ausbildung)
Bei Teilzeitarbeit unter 50 % und wenn beide Elternteile arbeiten, gelten besondere Regeln zur Aufteilung. Hier lohnt sich eine sorgfältige Prüfung.
Phase 3: Die ersten Wochen
Nach dem ersten Tag beginnt die Phase, in der die laufenden HR-Prozesse aufgesetzt und eingespielt werden.
Lohnabrechnung einrichten
Richten Sie den neuen Mitarbeiter in Ihrer Lohnsoftware ein. Folgende Abzüge müssen korrekt hinterlegt sein:
Typische Lohnabzüge (Arbeitnehmeranteil):
- AHV/IV/EO: 5,3 %
- ALV: 1,1 % (bis CHF 148’200 Jahreslohn)
- NBU: je nach Branche und Versicherer (typisch 0,5–3 %)
- BVG: gemäss Vorsorgeplan (altersabhängig, typisch 3,5–9 %)
- Quellensteuer: falls anwendbar, gemäss Tarif
Die Arbeitgeberbeiträge kommen in mindestens gleicher Höhe hinzu. Rechnen Sie für die gesamten Lohnnebenkosten als Arbeitgeber mit ca. 12–18 % des Bruttolohns – je nach Branche, Alter und Vorsorgeplan.
Spesenregelung klar kommunizieren
Definieren und kommunizieren Sie frühzeitig, welche Spesen erstattet werden und wie der Ablauf ist:
- Pauschalspesen: Einfach in der Handhabung, brauchen aber eine Genehmigung durch das kantonale Steueramt (Spesenreglement)
- Effektive Spesen: Erstattung gegen Beleg, flexibler, aber administrativ aufwendiger
- Autospesen: Üblicher Ansatz ca. CHF 0.70 pro Kilometer (prüfen Sie den jeweils aktuellen TCS-/ESTV-Ansatz)
- Verpflegung: Mittagsentschädigung bei auswärtiger Arbeit, Höhe gemäss Spesenreglement
Praxis-Tipp:
Ein vom Steueramt genehmigtes Spesenreglement spart langfristig Zeit und Geld. Pauschalspesen müssen nicht auf dem Lohnausweis deklariert werden – ein Vorteil für Arbeitnehmer und Arbeitgeber. Wir helfen Ihnen bei der Erstellung und Einreichung.
Arbeitszeiterfassung aufsetzen
Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung ist für die meisten Arbeitnehmenden in der Schweiz klar geregelt. Es gibt drei Modelle:
- Umfassende Zeiterfassung: Tägliche Erfassung von Arbeitsbeginn, Arbeitsende und Pausen – der Standard für die meisten Arbeitnehmenden
- Vereinfachte Zeiterfassung: Nur die tägliche Gesamtarbeitszeit wird erfasst – möglich per GAV oder schriftlicher Vereinbarung
- Verzicht auf Zeiterfassung: Nur für Kadermitarbeitende mit grosser Autonomie und einem Bruttolohn über CHF 120’000 pro Jahr (braucht schriftliche Vereinbarung)
Digitale Tools, die den Onboarding-Prozess vereinfachen
Der gesamte Prozess – vom Arbeitsvertrag bis zur ersten Lohnabrechnung – lässt sich heute weitgehend digital abwickeln. Folgende Tool-Kategorien erleichtern Ihnen die Arbeit:
Lohnsoftware mit Swissdec-Zertifizierung: Automatische Berechnung aller Sozialversicherungsabzüge, elektronische Lohnmeldung (ELM) an Behörden und Versicherungen – kein manuelles Ausfüllen von Formularen mehr.
Digitales Personaldossier: Alle Dokumente zentral, sicher und jederzeit abrufbar gespeichert – Arbeitsvertrag, Ausweiskopie, Bewilligungen, Zeugnisse, Weiterbildungszertifikate.
Zeiterfassungs-App: Mitarbeitende erfassen Arbeitszeiten mobil per Smartphone, Vorgesetzte genehmigen per Klick – inklusive automatischer Überzeit- und Ferienberechnung.
Digitale Unterschrift: Arbeitsverträge, Reglemente und Formulare können rechtsgültig digital signiert werden – spart Papier, Porto und Durchlaufzeit.
Die komplette Checkliste zum Abhaken
Hier nochmals alle Schritte im Überblick. Drucken Sie diese Liste aus oder speichern Sie sie digital für jede Neuanstellung:
Vor Stellenantritt
- ☐ Arbeitsvertrag erstellen und beidseitig unterzeichnen lassen
- ☐ Aufenthaltsbewilligung prüfen und dokumentieren (bei ausländischen Mitarbeitenden)
- ☐ AHV-Ausgleichskasse über Neueintritt informieren
- ☐ BVG-Anmeldung bei der Pensionskasse einreichen
- ☐ UVG-Anmeldung bei der Unfallversicherung vornehmen
- ☐ Familienzulagen-Anmeldung vorbereiten (Formulare bereithalten)
- ☐ Arbeitsplatz, IT-Zugang und Arbeitsmittel einrichten
Am ersten Arbeitstag
- ☐ Personalien vollständig erfassen (AHV-Nr., IBAN, Adresse, Zivilstand)
- ☐ Ausweiskopie und Bewilligungskopie für Personaldossier ablegen
- ☐ Quellensteuer-Tarif bestimmen (falls anwendbar)
- ☐ Familienzulagen bei der Familienausgleichskasse beantragen
- ☐ Bankverbindung für Lohnzahlung erfassen und verifizieren
- ☐ Arbeitszeiterfassung erklären und einrichten
- ☐ Hausordnung, Sicherheitsvorschriften und Notfallkontakte aushändigen
In den ersten Wochen
- ☐ Mitarbeiter in Lohnsoftware einrichten und alle Abzüge prüfen
- ☐ Erste Lohnabrechnung erstellen und sorgfältig kontrollieren
- ☐ Spesenregelung und Spesenabrechnung kommunizieren
- ☐ Personalreglement aushändigen und Empfangsbestätigung einholen
- ☐ Probezeit-Ende im Kalender vermerken (wichtig für Kündigungsfristen)
- ☐ Einführungsgespräch nach 2–4 Wochen einplanen
- ☐ Alle Unterlagen im Personaldossier vollständig ablegen
So unterstützt MRG Treuhand Sie beim Onboarding
Die Einstellung eines neuen Mitarbeiters ist mehr als ein administrativer Vorgang – es ist eine Investition in die Zukunft Ihres Unternehmens. Damit Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können (den neuen Mitarbeiter willkommen heissen, einarbeiten, ins Team integrieren), nehmen wir Ihnen die administrative Last ab:
- Arbeitsverträge: Wir erstellen rechtskonforme Verträge, abgestimmt auf Ihre Branche und den anwendbaren GAV
- Sozialversicherungen: Wir übernehmen sämtliche Anmeldungen und Mutationen bei AHV, BVG und UVG
- Lohnbuchhaltung: Wir richten den neuen Mitarbeiter ein, berechnen die korrekten Abzüge und erstellen die monatlichen Abrechnungen
- Quellensteuer: Wir ermitteln den korrekten Tarif und übernehmen die Abrechnung mit dem kantonalen Steueramt
- Bewilligungen: Wir prüfen den Aufenthaltsstatus und unterstützen bei der Beantragung von Arbeitsbewilligungen
Häufig gestellte Fragen
Was muss ich bei der Einstellung eines ausländischen Mitarbeiters beachten?
Prüfen Sie vor dem Stellenantritt die Aufenthaltsbewilligung, klären Sie die Quellensteuerpflicht (kantonal geregelt, je nach Ausweis) und melden Sie den Mitarbeiter bei AHV, BVG und UVG an. Bei EU/EFTA-Bürgern gilt das vereinfachte Meldeverfahren.
Welche Sozialversicherungen muss ich als Arbeitgeber anmelden?
AHV/IV/EO (1. Säule), BVG/Pensionskasse (2. Säule, ab CHF 22’680 Jahreslohn), UVG (Unfallversicherung) und Familienzulagen (FAK). Alle Anmeldungen sollten innerhalb von 30 Tagen nach Stellenantritt erfolgen.
Wie hoch sind die Familienzulagen im Kanton Thurgau?
Im Kanton Thurgau beträgt die Kinderzulage mindestens CHF 215 pro Monat, die Ausbildungszulage mindestens CHF 280. Das eidgenössische Minimum liegt bei CHF 200 bzw. CHF 250 – die Höhe ist kantonal geregelt.
Weiterführende Ratgeber
Neuen Mitarbeiter einstellen?
Kontaktieren Sie uns frühzeitig – idealerweise sobald der Arbeitsvertrag unterschrieben ist. So haben wir genügend Zeit, alle Anmeldungen fristgerecht vorzunehmen. Ihr neuer Mitarbeiter kann dann am ersten Tag direkt durchstarten, ohne dass offene administrative Pendenzen im Weg stehen.
Passende Dienstleistungen
Autor
Roger Gloor
Gründer & Geschäftsführer, MRG Treuhand GmbH
IT-Experte mit Hintergrund in Handwerk, Gastronomie und Finance. Einer der ersten Absolventen des Schweizer Bildungsgangs zum AI Business Specialist (eidg. FA). Begleitet KMU in der Ostschweiz bei Buchhaltung, Steuern und Digitalisierung. Mitglied bei Swiss Accounting.
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