ePost: So digitalisieren Sie Ihre Briefpost – privat und geschäftlich

Jeden Morgen dasselbe Bild: Der Briefkasten quillt über mit Rechnungen, Behördenschreiben, Vertragsunterlagen und Werbung. Ob zu Hause oder im Büro – die Post wandert erst auf einen Stapel, dann von Schreibtisch zu Schreibtisch, und am Ende sucht jemand verzweifelt nach einer Rechnung, die längst hätte bezahlt werden müssen. Doch was wäre, wenn Ihre gesamte Post bereits digital auf Ihrem Bildschirm läge, bevor Sie morgens den ersten Kaffee getrunken haben?

Genau das ermöglicht ePost von der ePost Service AG – einem Tochterunternehmen der Schweizerischen Post. Der Dienst digitalisiert Ihre physische Briefpost, bietet digitale Versandlösungen, ermöglicht die direkte Zahlung von Rechnungen und archiviert Dokumente rechtskonform – alles aus einer Hand. ePost ist ein wichtiger Baustein auf dem Weg zum papierlosen Büro. Und das Beste: ePost gibt es sowohl für Privatpersonen als auch für Unternehmen. Wir bei MRG Treuhand setzen uns intensiv mit solchen Lösungen auseinander und erklären Ihnen in diesem Ratgeber, was ePost kann, wie es funktioniert und für wen es sich lohnt.

Was ist ePost und wie funktioniert der Dienst?

ePost ist eine Plattform der Schweizerischen Post, die physische und digitale Kommunikation miteinander verbindet. Im Kern besteht der Dienst aus vier Säulen: dem Empfang (ScanningService), dem Versand (SmartSend), der Zahlung (Bankanbindung) und der Archivierung (eArchiv). Zusammen decken diese vier Bereiche den gesamten Lebenszyklus eines Geschäftsdokuments ab – vom Eingang über die Bezahlung bis zur rechtskonformen Aufbewahrung.

Das Besondere daran: Sie müssen keine spezielle Software installieren. Alles läuft über den Webbrowser oder die Post-App. Und Ihre Daten bleiben in Schweizer Rechenzentren – konform mit dem Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG).

Briefpost empfangen: Der ScanningService

Das Herzstück von ePost für KMU ist der ScanningService. Dabei wird Ihre physische Post nicht mehr direkt in Ihr Büro geliefert, sondern an ein Scanzentrum der Post umgeleitet. Dort wird sie geöffnet, professionell gescannt und Ihnen innert weniger Stunden als digitales Dokument in Ihrem ePost-Posteingang zugestellt.

So funktioniert der Ablauf

1. Umleitung einrichten: Sie richten bei der Post eine Umleitung Ihrer Geschäftspost an das ePost-Scanzentrum ein.
2. Professionelles Scannen: Ihre Briefe werden geöffnet, in hoher Qualität gescannt und als durchsuchbare PDF-Dateien aufbereitet.
3. Digitale Zustellung: Die gescannten Dokumente erscheinen in Ihrem digitalen Posteingang – abrufbar über Browser oder App.
4. Original-Handling: Die physischen Originale werden gemäss Ihren Vorgaben aufbewahrt oder nach einer definierten Frist datenschutzkonform vernichtet.

Welche Post wird gescannt – und welche nicht?

Grundsätzlich wird die gesamte adressierte A- und B-Post gescannt. Ausnahmen gibt es bei Paketen, Einschreiben (diese werden separat behandelt) und offensichtlicher Werbepost, die auf Wunsch direkt entsorgt werden kann. Vertrauliche Post mit dem Vermerk «Persönlich» wird je nach Konfiguration ungescannt weitergeleitet.

Briefpost versenden: SmartSend

ePost ist keine Einbahnstrasse. Mit SmartSend können Sie Ihre ausgehende Post ebenfalls digital abwickeln. Sie laden Ihr Dokument hoch – zum Beispiel eine Rechnung, eine Offerte oder einen Vertrag – und ePost kümmert sich um die Zustellung. Dabei wählt das System automatisch den besten Kanal:

Der grosse Vorteil: Sie müssen sich nicht darum kümmern, welchen Kanal der Empfänger bevorzugt. Das System erkennt das automatisch und optimiert die Zustellung nach Kosten und Geschwindigkeit. Für Sie bedeutet das: ein Upload, alle Kanäle abgedeckt.

Integration in bestehende Systeme: Die oneAPI

Für KMU und Softwareanbieter bietet ePost mit der oneAPI eine offene REST-Schnittstelle, über die sich der digitale Briefversand direkt in jede x-beliebige Software einbinden lässt. Das Entscheidende: Die API ist nicht auf bestimmte Softwareprodukte beschränkt. Ob Standardsoftware, SaaS-Lösung oder Eigenentwicklung – jedes System, das HTTP-Anfragen senden kann, lässt sich anbinden. Die API-Dokumentation ist öffentlich zugänglich unter developer.epost.ch, inklusive Schritt-für-Schritt-Anleitungen, Codebeispielen und einer fertigen Postman Collection zum sofortigen Testen.

Konkret bedeutet das: Sie können jede SaaS-Software, jede Cloud-Anwendung und jede selbst entwickelte Lösung mit ePost verbinden. Rechnungen, Lohnabrechnungen, Verträge oder Mahnungen werden dann automatisch aus Ihrer bestehenden Software heraus versendet – ohne manuellen Upload, ohne Medienbruch. Einige Beispiele:

• Buchhaltungssoftware: Abacus, bexio, Klara, Infoniqa, Sage, Banana – Ausgangsrechnungen gehen direkt per ePost raus.
• ERP-Systeme: SAP, Microsoft Dynamics, Odoo, Mirus – Bestellbestätigungen, Lieferscheine und Rechnungen automatisch versenden.
• HR- und Lohnsoftware: Lohnabrechnungen verschlüsselt an Mitarbeitende senden – besonders relevant im Personalverleih.
• Branchenlösungen und SaaS-Plattformen: Ob Immobilienverwaltung, Arztpraxis-Software, Inkasso-System oder Personalverleih-Plattform – die REST API lässt sich in jede Fachanwendung integrieren.
• Eigenentwicklungen: Auch komplett selbst entwickelte Software lässt sich anbinden. Sie benötigen lediglich ein ePost-Geschäftskonto und Zugang zum Developer Portal.

So funktioniert die API-Anbindung

ePost stellt eine Testumgebung (Sandbox) bereit, in der Sie Ihre Integration risikofrei entwickeln und testen können. Das Onboarding läuft in vier Schritten:

1. Dokumentation lesen: API-Docs auf developer.epost.ch durcharbeiten – mit Codebeispielen und Best Practices.
2. Testumgebung nutzen: Mit der Postman Collection erste API-Aufrufe testen, ohne dass echte Briefe versendet werden.
3. Integration entwickeln: Ihre Software an die REST API anbinden und in der Sandbox validieren.
4. Go-Live: ePost-Administratoren begleiten Sie persönlich beim Wechsel in die produktive Umgebung.

Über 30 Unternehmen und Behörden nutzen die ePost-Integration bereits produktiv – darunter die Mobiliar, Vaudoise, BKW, Galaxus, der Kanton Bern und viele weitere. Die API unterstützt übrigens nicht nur ePost als Kanal, sondern auch eBill, E-Mail, SMS und physischen Briefversand – alles über eine einzige Schnittstelle.

Dokumente archivieren: eArchiv

In der Schweiz gelten strenge Aufbewahrungspflichten. Gemäss OR Art. 958f müssen Geschäftsunterlagen 10 Jahre aufbewahrt werden. Die Geschäftsbücherverordnung (GebüV) regelt zusätzlich, unter welchen Bedingungen digitale Aufbewahrung zulässig ist – und genau hier setzt eArchiv an.

Das digitale Archiv von ePost speichert Ihre Dokumente rechtskonform für 10 Jahre in Schweizer Rechenzentren. Jedes Dokument erhält einen Zeitstempel, eine Integritätsprüfung und eine lückenlose Protokollierung aller Zugriffe. Damit erfüllt eArchiv die Anforderungen der GebüV und ist von der Revision anerkannt.

Was bedeutet das konkret für Ihre Buchhaltung?

• Eingangsrechnungen: Werden über den ScanningService digitalisiert und können direkt im eArchiv abgelegt werden – ohne zusätzliches Scannen oder Ablegen.
• Ausgangsrechnungen: Per SmartSend versendete Rechnungen werden automatisch archiviert.
• Verträge und Korrespondenz: Alle ein- und ausgehenden Dokumente lassen sich strukturiert ablegen und jederzeit wiederfinden.

«Die Kombination aus digitalem Posteingang und rechtskonformem Archiv macht ePost besonders für KMU interessant, die den Schritt zum papierlosen Büro gehen möchten – ohne sich selbst um die technischen und rechtlichen Details kümmern zu müssen.»

Rechnungen direkt bezahlen: Die Bankanbindung

Ein grosser praktischer Vorteil von ePost ist die integrierte Zahlfunktion – und sie ist kostenlos. Besonders für Privatpersonen ist das ein Gamechanger: Statt Rechnungen herauszusuchen, ins E-Banking einzuloggen und Zahlungsdaten manuell einzutippen, läuft alles in einem Schritt – Rechnung empfangen, prüfen, bezahlen, direkt in der App. Ob Krankenkassenprämie, Steuerrechnung, Stromrechnung oder Zahnarztrechnung – alles lässt sich mit wenigen Klicks erledigen, ohne die App zu verlassen.

So funktioniert die Zahlung

Voraussetzung ist eine einmalige Bankanbindung: Sie verbinden Ihr ePost-Konto mit einem oder mehreren Bankkonten. Die Einrichtung dauert wenige Minuten und funktioniert direkt in der App oder über app.epost.ch im Browser. Danach können Sie jede eingehende Rechnung mit wenigen Klicks bezahlen.

1. Rechnung empfangen: Eine Rechnung trifft per ScanningService oder direkt digital in Ihrem ePost-Posteingang ein – zum Beispiel von Ihrer Krankenkasse, der Steuerverwaltung oder einem Lieferanten.
2. QR-Code erkennen: ePost erkennt den QR-Code auf der QR-Rechnung automatisch und liest Empfänger, Betrag, IBAN und Referenznummer aus – kein Abtippen nötig.
3. Prüfen und freigeben: Sie kontrollieren die Zahlungsdaten und wählen das gewünschte Bankkonto für die Zahlung aus.
4. Zahlung auslösen: Die Zahlung wird über Ihre verbundene Bank ausgeführt – sicher und ohne separates E-Banking-Login.
5. Automatisch archivieren: Die bezahlte Rechnung wird automatisch abgelegt – inklusive Zahlungsvermerk und Datum.

Über 60 Schweizer Banken unterstützt

Die Bankanbindung funktioniert mit über 60 Schweizer Banken – darunter alle grossen Kantonalbanken, UBS, PostFinance, zahlreiche Regionalbanken und Clientis-Institute. Sie können sogar mehrere Bankkonten gleichzeitig anbinden und bei jeder Zahlung wählen, von welchem Konto bezahlt werden soll. Die vollständige Liste finden Sie auf epost.ch unter «Bankanbindung» – die Liste wird laufend erweitert.

Typischer Alltag mit der Zahlfunktion

Stellen Sie sich folgenden Alltag als Privatperson vor: Morgens öffnen Sie die ePost-App auf dem Smartphone und sehen drei neue Rechnungen – eine von der Krankenkasse, eine vom Elektrizitätswerk und eine vom Zahnarzt. Jede Rechnung zeigt bereits den ausgelesenen Betrag, den Empfänger und das Fälligkeitsdatum. Sie tippen auf «Bezahlen», wählen Ihr Bankkonto, bestätigen – fertig. Drei Rechnungen in unter zwei Minuten bezahlt, automatisch archiviert, kein Papier angefasst. Schluss mit dem mühsamen Abtippen im E-Banking.

Zahlfunktion und Buchhaltung: Unsere Empfehlung

Im Geschäftsalltag empfehlen wir folgenden Workflow: ePost digitalisiert Ihre Eingangsrechnungen und stellt sie in den digitalen Posteingang. Von dort exportieren oder übertragen Sie den Beleg in Ihre Buchhaltungssoftware (z. B. Abacus, bexio, Klara oder Infoniqa). Dort wird die Rechnung verbucht, dem richtigen Konto zugewiesen und die Zahlung direkt über die integrierte Bankschnittstelle der Software ausgelöst. So bleiben Beleg, Buchung und Zahlung an einem Ort – und Ihr Treuhander hat alles sauber dokumentiert.

Die ePost-Zahlfunktion ist also vor allem für Privatpersonen gedacht. Für Unternehmen liegt der Mehrwert von ePost primär im Empfang, der Digitalisierung und der Archivierung – die Zahlung selbst gehört in den Buchhaltungsprozess.

Lohnabrechnungen digital versenden: SecureSend

Ein oft übersehener Vorteil von ePost ist der Versand von Lohnabrechnungen über SecureSend (IncaMail). Statt Lohnabrechnungen auszudrucken, in Couverts zu stecken und per Post zu versenden, können HR-Abteilungen die Abrechnungen direkt aus der Lohnsoftware über eine API an die Mitarbeitenden senden – verschlüsselt und rechtskonform.

Die Mitarbeitenden erhalten ihre Lohnabrechnung dann über die Post-App oder per gesichertem Link. Für Unternehmen mit vielen Mitarbeitenden – etwa im Personalverleih und Temporärbereich – spart das erheblich Zeit und Porto.

ePost für Privatpersonen

ePost ist nicht nur für Unternehmen gedacht. Auch Privatpersonen können den Dienst nutzen – und profitieren von denselben Vorteilen: digitaler Posteingang, integrierte Rechnungszahlung und übersichtliche Dokumentenablage. Die Grundfunktionen sind dabei kostenlos.

Was bietet ePost für Privatpersonen?

ScanningService für Privatpersonen

Wer auch die restliche physische Post digital erhalten möchte – also Briefe von Absendern, die noch nicht mit ePost vernetzt sind – kann den ScanningService für Privatpersonen abonnieren. Für CHF 9.90 pro Monat wird Ihre gesamte Briefpost ans Scanzentrum umgeleitet, gescannt und digital zugestellt. Post, die nicht gescannt werden kann (z. B. Pakete, Einschreiben, Briefe mit PIN-Codes oder Kreditkarten), wird physisch an Sie weitergeleitet.

Registrierung in 4 Schritten

1. App herunterladen: Die ePost-App ist kostenlos im App Store und bei Google Play verfügbar.
2. Konto erstellen: Registrieren Sie sich mit SwissID oder Ihrer E-Mail-Adresse.
3. Adresse verifizieren: Sie erhalten einen Verifizierungscode per Brief an Ihre Wohnadresse.
4. Optional – ScanningService aktivieren: Wenn gewünscht, können Sie den ScanningService für CHF 9.90/Monat dazubuchen.

Wichtig zu wissen: ePost ist eine Mobile-App

Ein wichtiger Unterschied zur Geschäftslösung: ePost für Privatpersonen ist primär eine mobile App. Die meisten Funktionen sind auf dem Smartphone verfügbar, aber nicht über einen Desktop-Browser. Für Privatpersonen, die ihre Post am liebsten am Computer verwalten, kann das eine Einschränkung sein.

Für wen lohnt sich ePost?

ePost richtet sich an unterschiedliche Zielgruppen. Ob sich der Dienst für Sie lohnt, hängt von Ihrem Postvolumen, Ihrer Arbeitsweise und Ihren bestehenden Prozessen ab.

Für Privatpersonen lohnt sich ePost, wenn Sie:

• Rechnungen bequemer bezahlen möchten: Krankenkasse, Steuern, Strom – alles direkt in der App bezahlen, statt im E-Banking Zahlungsdaten einzutippen.
• Oft abwesend sind: Ob Ferien, Wochenaufenthalt oder längere Reisen – Ihre Post erreicht Sie digital, egal wo Sie sind.
• Ordnung in Ihre Unterlagen bringen möchten: Versicherungspolicen, Verträge, Steuerbelege – alles digital an einem Ort statt in Bundesordnern.
• Ihrem Treuhander Belege digital zustellen möchten: Keine Papierbelege mehr zusammensuchen – einfach per App teilen.

Für KMU lohnt sich ePost besonders, wenn Sie:

• Hohes Postaufkommen haben: Wer täglich mehrere Briefe erhält und versendet, spart mit ePost erheblich Zeit bei der Verarbeitung.
• Mehrere Standorte betreiben: Die zentrale digitale Postzustellung macht Schluss mit der Frage «An welchen Standort wurde der Brief geschickt?»
• Viel unterwegs sind: Zugriff auf die Geschäftspost von überall – ohne auf jemanden im Büro angewiesen zu sein.
• Ein Treuhandbüro oder eine Buchhaltungsfirma führen: Die Kombination aus Digitalisierung, Zahlung und Archivierung passt ideal zu den Anforderungen der Branche.
• Im Personalverleih tätig sind: Digitaler Versand von Lohnabrechnungen, Verträgen und Einsatzbestätigungen an viele Empfänger.

Eher weniger geeignet für:

• Personen mit minimalem Postaufkommen: Wer pro Woche nur 2–3 Briefe erhält, für den ist der ScanningService möglicherweise überdimensioniert – die kostenlose Grundversion kann aber trotzdem nützlich sein.
• Betriebe mit vielen Paketen statt Briefen: ePost konzentriert sich auf Briefpost – Pakete werden nicht über den Dienst abgewickelt.
• Wer alles am Desktop verwalten will: Die Privatversion ist primär eine Mobile-App – eine vollwertige Desktop-Version fehlt derzeit.

Was kostet ePost?

ePost bietet unterschiedliche Preismodelle für Privatpersonen und Unternehmen. Hier eine Übersicht:

Für Privatpersonen

Für Unternehmen (KMU)

Die genauen Kosten für Unternehmen hängen vom Volumen und den gewählten Zusatzleistungen ab. Wir empfehlen, direkt auf epost.ch eine unverbindliche Offerte einzuholen oder uns zu kontaktieren – wir helfen Ihnen bei der Einschätzung, ob sich ePost für Sie rechnet.

Alle Preisangaben ohne Gewähr (Stand: März 2026). Aktuelle Preise finden Sie auf epost.ch.

ePost in 5 Schritten einrichten

Die Einrichtung von ePost ist unkompliziert. So gehen Sie vor:

1. Registrierung: Erstellen Sie ein Geschäftskonto auf epost.ch. Sie benötigen dafür Ihre Firmendaten und einen Handelsregisterauszug.
2. Paket wählen: Entscheiden Sie sich für Starter oder Premium, je nach Ihren Anforderungen. Wir empfehlen, mit dem Starter-Paket zu beginnen und bei Bedarf aufzurüsten.
3. ScanningService aktivieren: Richten Sie die Postumleitung ein. Die Post übernimmt die Umstellung – Sie müssen lediglich den Auftrag bestätigen.
4. Regeln definieren: Legen Sie fest, wie eingehende Post verarbeitet wird. Zum Beispiel: Rechnungen automatisch an die Buchhaltung weiterleiten, persönliche Post an die Geschäftsleitung.
5. Team einweisen: Geben Sie Ihren Mitarbeitenden Zugang zum ePost-Posteingang und erklären Sie die neue Arbeitsweise. Die Lernkurve ist erfahrungsgemäss kurz – die Oberfläche ist intuitiv gestaltet.

ePost und Buchhaltung: Die ideale Kombination

Für die Buchhaltung ist ePost ein echter Gamechanger – allerdings vor allem als digitaler Posteingang, nicht als Zahlungstool. Eingangsrechnungen, die traditionell den grössten Papiertreiber in KMU darstellen, werden automatisch digitalisiert und stehen sofort zur Verarbeitung in der Buchhaltungssoftware bereit. So sieht der optimale Workflow aus:

1. Rechnung trifft ein: Der ScanningService digitalisiert die Rechnung und stellt sie in den ePost-Posteingang.
2. Beleg in die Buchhaltung übernehmen: Sie übertragen den digitalen Beleg in Ihre Buchhaltungssoftware – per Export, API-Anbindung oder manuellen Upload.
3. Verbuchen und kontieren: In der Buchhaltungssoftware wird die Rechnung dem richtigen Aufwandkonto zugewiesen, die MWST korrekt erfasst und die Zahlung vorbereitet.
4. Zahlung über die Buchhaltungssoftware auslösen: Die Zahlung wird direkt aus der Software via Bankschnittstelle freigegeben – Buchung und Zahlung sind so automatisch verknüpft.
5. Beleg archivieren: Der digitale Beleg wird zusätzlich im eArchiv abgelegt – als rechtskonforme Sicherungskopie.

Dieser Prozess eliminiert typische Fehlerquellen: keine verlorenen Rechnungen, keine fehlenden Belege bei der Revision und keine Zahlungen, die nachträglich mühsam zugeordnet werden müssen. ePost liefert den digitalen Beleg – die Buchhaltungssoftware erledigt den Rest.

Datenschutz und Sicherheit

Viele KMU-Inhaber zögern bei der Vorstellung, dass ein Dritter ihre Geschäftspost öffnet und liest. Dieses Bedenken ist verständlich – und ePost adressiert es mit mehreren Sicherheitsmassnahmen:

• Schweizer Rechenzentren: Alle Daten werden ausschliesslich in der Schweiz gespeichert und verarbeitet. Es findet kein Datentransfer ins Ausland statt.
• Ende-zu-Ende-Verschlüsselung: Dokumente sind während der Übertragung und Speicherung verschlüsselt.
• Briefgeheimnis: Das Scanpersonal unterliegt dem Postgeheimnis gemäss Postgesetz. Die Verarbeitung erfolgt unter denselben rechtlichen Rahmenbedingungen wie die klassische Postzustellung.
• DSG-Konformität: ePost erfüllt die Anforderungen des revidierten Datenschutzgesetzes (revDSG), das seit September 2023 in Kraft ist.
• Zugriffsprotokollierung: Jeder Zugriff auf Ihre Dokumente wird lückenlos protokolliert – für volle Transparenz und Nachvollziehbarkeit.

Fazit: Digitale Post für alle – privat und geschäftlich

ePost ist kein Allheilmittel – aber ein solider Baustein auf dem Weg in eine papierlose Zukunft. Für Privatpersonen bietet der kostenlose digitale Briefkasten mit integrierter Zahlfunktion einen einfachen Einstieg in die digitale Postverwaltung. Für KMU geht ePost noch weiter: Vom Posteingang über die Rechnungszahlung und den Versand bis zur rechtskonformen Archivierung läuft alles digital – ohne Medienbrüche.

Der grösste Vorteil liegt in der Durchgängigkeit: Empfangen, bezahlen, archivieren – alles in einer Anwendung. In Kombination mit einer modernen Buchhaltungssoftware und den Beratungsleistungen eines Treuhandbüros ergibt sich ein effizienter, übersichtlicher und rechtskonformer Workflow. Und da die Daten in Schweizer Rechenzentren bleiben, stimmt auch der Datenschutz.

Sie möchten mehr über digitale Lösungen erfahren? Lesen Sie auch unseren Ratgeber Das papierlose Büro: In 5 Schritten vom Aktenschrank zur Cloud oder informieren Sie sich auf unserer Seite Digitalisierung für KMU.

Häufig gestellte Fragen zu ePost

Hinweis: Dieser Ratgeber wurde von der MRG Treuhand GmbH als unabhängiger Erfahrungsbericht verfasst. Es besteht keine geschäftliche Beziehung, Partnerschaft oder Affiliate-Vereinbarung mit der ePost Service AG oder der Schweizerischen Post AG. Alle genannten Marken und Produktnamen (ePost, ScanningService, SmartSend, eArchiv, IncaMail, oneAPI u. a.) sind Eigentum der jeweiligen Rechteinhaber. Alle Angaben basieren auf unserer eigenen Nutzung und öffentlich zugänglichen Informationen (Stand: März 2026) und erfolgen ohne Gewähr. Bildquellen: epost.ch.