In 30 Sekunden
- 5 Quick Wins: Rechnungsstellung, Belegerfassung, Löhne, Terminvereinbarung, Reporting.
- Zeitersparnis: 15–25 Stunden/Monat = CHF 9’000–15’000 pro Jahr.
- Starten Sie mit: Rechnungsstellung und Belegerfassung – ROI ab dem ersten Monat.
Hand aufs Herz: Wie viele Stunden pro Woche verbringen Sie oder Ihr Team mit Routineaufgaben, die eigentlich längst ein System übernehmen könnte? Rechnungen schreiben, Belege abtippen, Lohnabrechnungen erstellen – all das kostet wertvolle Zeit, die Sie besser für Ihr Kerngeschäft einsetzen würden. Automatisierung beginnt oft mit dem Umstieg zum papierlosen Büro – ein wichtiger Schritt zu ganzheitlicher Digitalisierung. Wir bei MRG Treuhand in Aadorf erleben täglich, wie Ostschweizer KMU durch gezielte Automatisierung Stunden pro Woche einsparen. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen fünf Geschäftsprozesse, die Sie sofort angehen können – mit konkreten Vorher-Nachher-Vergleichen und einer ehrlichen ROI-Betrachtung.
1. Rechnungsstellung und Mahnwesen
Vorher: Manuell und fehleranfällig
Viele KMU erstellen Rechnungen noch immer in Word oder Excel, kopieren Kundendaten von Hand und verschicken alles per Post. Das Mahnwesen? Eine Excel-Liste, die jemand «irgendwann» prüft. Der typische Zeitaufwand liegt bei 4–8 Stunden pro Woche für ein KMU mit 50–100 Rechnungen im Monat.
Nachher: Automatisiert mit QR-Rechnung
Moderne Buchhaltungssoftware erstellt Rechnungen auf Knopfdruck – inklusive der in der Schweiz mittlerweile unverzichtbaren QR-Rechnung. Der Zahlungseingang wird automatisch abgeglichen, und überfällige Rechnungen lösen automatisch eine freundliche Zahlungserinnerung aus.
Zeitersparnis: ca. 3–5 Stunden pro Woche
ROI: Die meisten Tools kosten CHF 30–80/Monat. Bei einem internen Stundensatz von CHF 50 sparen Sie CHF 600–1’000 monatlich – das System zahlt sich ab dem ersten Monat aus.
Kategorie: Quick Win – in wenigen Tagen umsetzbar
2. Belegerfassung und Verbuchung
Vorher: Schuhschachtel und Doppelarbeit
Quittungen sammeln sich im Portemonnaie, im Handschuhfach und auf dem Schreibtisch. Irgendwann bringt jemand den Stapel zum Treuhänder, der alles nochmals sortiert, abtippen und verbuchen muss. Das ist nicht nur aufwendig, sondern auch eine klassische Quelle für Buchhaltungsfehler. Typischer Aufwand: 3–6 Stunden pro Woche, verteilt auf Unternehmer und Buchhaltung.
Nachher: Foto, fertig
Mit einer App fotografieren Sie den Beleg direkt nach dem Kauf. Eine KI-basierte Texterkennung (OCR) liest Betrag, Datum, MwSt.-Satz und Lieferant automatisch aus und erstellt einen Buchungsvorschlag. Ihr Treuhänder sieht die Belege in Echtzeit und kann die Buchhaltung laufend führen.
Praxis-Tipp von MRG Treuhand:
Beginnen Sie mit den Spesenbelegen Ihrer Mitarbeitenden. Das ist der einfachste Einstieg, und die Akzeptanz im Team ist hoch, weil niemand mehr Quittungen aufbewahren muss. Wir empfehlen unseren Kunden je nach Situation passende Lösungen und unterstützen bei der Einrichtung.
Zeitersparnis: ca. 2–4 Stunden pro Woche
ROI: CHF 400–800 monatliche Ersparnis bei Softwarekosten von CHF 20–50/Monat
Kategorie: Quick Win – oft innerhalb einer Woche produktiv
3. Lohnabrechnungen und Meldewesen
Vorher: Excel-Tabellen und manuelle Meldungen
Jeden Monat das gleiche Spiel: Arbeitsstunden zusammentragen, AHV/IV/EO/ALV-Beiträge berechnen, Quellensteuer ermitteln, BVG-Abzüge prüfen, Lohnausweise erstellen. Bei 10 Mitarbeitenden sind schnell 6–10 Stunden pro Monat weg – Fehlerrisiko inklusive.
Nachher: Durchgängig digital
Eine Lohnsoftware berechnet alle Abzüge automatisch nach den aktuellen Schweizer Sozialversicherungssätzen. Die Lohnabrechnungen werden digital an die Mitarbeitenden versendet. Jahresmeldungen an AHV-Ausgleichskasse, Quellensteueramt und Unfallversicherung generiert das System auf Knopfdruck – inklusive Swissdec-Übermittlung.
Zeitersparnis: ca. 4–8 Stunden pro Monat
ROI: Neben der Zeitersparnis vermeiden Sie Fehler, die zu Nachforderungen und Bussen führen können. Typische Softwarekosten: CHF 5–15 pro Mitarbeiter/Monat.
Kategorie: Mittleres Projekt – planen Sie 2–4 Wochen für die Einrichtung ein
4. Terminvereinbarung und Kundenkommunikation
Vorher: Telefon-Ping-Pong
Ein Kunde ruft an, niemand ist verfügbar. Der Rückruf kommt, jetzt ist der Kunde in einer Sitzung. Nach drei Anläufen steht endlich ein Termin – der dann per E-Mail bestätigt, im Kalender eingetragen und hoffentlich von allen Beteiligten gesehen wird. Geschätzter Aufwand: 1–3 Stunden pro Woche.
Nachher: Online-Buchung in 30 Sekunden
Ein Online-Buchungstool auf Ihrer Website lässt Kunden freie Termine sehen und direkt buchen. Die Bestätigung erfolgt automatisch per E-Mail oder SMS, der Termin erscheint im Kalender aller Beteiligten, und einen Tag vorher geht eine Erinnerung raus.
Zeitersparnis: ca. 1–2 Stunden pro Woche
Bonus: Weniger No-Shows dank automatischer Erinnerungen, professionellerer Auftritt gegenüber Kunden
Kategorie: Quick Win – viele Tools bieten kostenlose Einstiegsversionen
5. Reporting und Kennzahlen
Vorher: Monatliches Zahlensammeln
Am Monatsende beginnt das grosse Zusammentragen: Umsatzzahlen aus der Fakturierung, Kosten aus der Buchhaltung, Liquidität vom Bankkonto, Personalkosten aus der Lohnbuchhaltung. Alles fliesst in eine Excel-Datei, die jemand mühsam aufbereitet. Bis der Chef die Zahlen hat, ist der Monat fast schon wieder vorbei. Aufwand: 4–8 Stunden pro Monat.
Nachher: Echtzeit-Dashboard
Wenn Buchhaltung, Fakturierung und Lohnbuchhaltung digital laufen, können die Daten automatisch in ein Dashboard fliessen. Sie sehen jederzeit die wichtigsten Kennzahlen: Umsatz, offene Debitoren, Liquidität, Personalkosten – aktuell und auf einen Blick.
Zeitersparnis: ca. 3–6 Stunden pro Monat
ROI: Der grösste Wert liegt nicht in der Zeitersparnis, sondern in besseren Entscheidungen durch aktuelle Zahlen
Kategorie: Grösseres Projekt – setzt voraus, dass die anderen Prozesse bereits digital laufen
Ihr Fahrplan: Wo anfangen?
Nicht alles auf einmal – das ist der wichtigste Rat, den wir unseren Kunden geben. Starten Sie mit den Quick Wins, die sofort spürbare Entlastung bringen:
- Woche 1–2: Rechnungsstellung auf QR-Rechnung umstellen und Mahnwesen automatisieren
- Woche 3–4: Belegerfassung per App einführen
- Monat 2–3: Lohnbuchhaltung digitalisieren
- Monat 3–4: Online-Terminbuchung einrichten
- Ab Monat 4: Reporting-Dashboard aufbauen
Die Gesamtrechnung
Gesamte Zeitersparnis: 15–25 Stunden pro Monat
Wert bei CHF 50/Stunde: CHF 750–1’250 pro Monat bzw. CHF 9’000–15’000 pro Jahr
Typische Softwarekosten: CHF 150–400 pro Monat
Netto-ROI im ersten Jahr: CHF 7’000–12’000+
«Automatisierung bedeutet nicht, Menschen zu ersetzen. Es bedeutet, Menschen von Routinearbeit zu befreien, damit sie sich auf das konzentrieren können, was wirklich zählt: Kundenbeziehungen, strategische Entscheidungen und Wachstum.»
So unterstützt MRG Treuhand Sie
Wir sind nicht nur Ihr Treuhänder für Buchhaltung und Steuern – wir begleiten Ostschweizer KMU aktiv auf dem Weg zur Digitalisierung. Von der Analyse Ihrer aktuellen Prozesse über die Auswahl der passenden Tools bis zur Einrichtung und Schulung: Wir sind an Ihrer Seite.
Häufig gestellte Fragen
Welche KMU-Prozesse lassen sich am schnellsten automatisieren?
Rechnungseingang und Belegerfassung bieten den schnellsten ROI: Mit einer KI-gestützten Buchhaltungssoftware sparen Sie ab dem ersten Tag Zeit. Auch automatisches Mahnwesen und Lohnabrechnung sind schnell umgesetzt.
Was kostet die Automatisierung für ein kleines KMU?
Für die wichtigsten Prozesse (Buchhaltung, Lohn, Rechnungen) rechnen Sie mit CHF 100–300 pro Monat für Cloud-Lösungen. Die Zeitersparnis amortisiert die Kosten meist innerhalb weniger Monate.
Verliere ich die Kontrolle, wenn ich Prozesse automatisiere?
Im Gegenteil: Automatisierung schafft Transparenz. Sie haben jederzeit Echtzeit-Übersicht über Ihre Zahlen, weniger Fehler und mehr Zeit für strategische Entscheidungen.
Weiterführende Ratgeber
Bereit für den nächsten Schritt?
Vereinbaren Sie ein kostenloses Erstgespräch mit uns. Wir analysieren gemeinsam, welche Prozesse in Ihrem Unternehmen das grösste Automatisierungspotenzial haben – und erstellen einen konkreten Umsetzungsplan.
Passende Dienstleistungen
Autor
Roger Gloor
Gründer & Geschäftsführer, MRG Treuhand GmbH
IT-Experte mit Hintergrund in Handwerk, Gastronomie und Finance. Einer der ersten Absolventen des Schweizer Bildungsgangs zum AI Business Specialist (eidg. FA). Begleitet KMU in der Ostschweiz bei Buchhaltung, Steuern und Digitalisierung. Mitglied bei Swiss Accounting.
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